Cómo se hace | ¿Cómo optimizar los flujos de trabajo en un medio digital? Guía para equipos editoriales

En un medio digital (como la revista Árbol Invertido), donde el ritmo de trabajo puede ser tan intenso como cambiante, contar con flujos de trabajo definidos y funcionales es clave para garantizar la eficiencia, la calidad y el cumplimiento de los objetivos. No se trata solo de distribuir tareas, sino de construir un ecosistema donde cada miembro del equipo sepa qué hacer, cuándo hacerlo y cómo colaborar con los demás. Contar con claros flujos de trabajo en un medio digital nos permite aprovechar al máximo los recursos, empezando por el tiempo y el esfuerzo humano.

Este artículo es una guía práctica para entender qué son los flujos de trabajo, cómo estructurarlos y qué herramientas pueden ayudarte a gestionarlos mejor. Una organización clara no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también reduce el estrés, mejora la comunicación y fortalece el compromiso del equipo.

¿Qué son los flujos de trabajo y por qué importan?

Los flujos de trabajo (o workflows) son procesos secuenciales de tareas que definen cómo se ejecutan las actividades dentro de un equipo. En un medio digital, estos flujos pueden abarcar desde la producción de un artículo hasta la gestión de redes sociales, el diseño de contenido gráfico o la planificación de campañas.

Tener flujos de trabajo bien establecidos permite:

• Evitar tareas duplicadas o confusas.
• Establecer prioridades claras.
• Asegurar que se cumplan los plazos.
• Fomentar la colaboración entre áreas.
• Mejorar la trazabilidad y la evaluación del trabajo realizado.

Tipos de flujos de trabajo en medios digitales

1. Flujo editorial
   Desde la propuesta de temas hasta la publicación del artículo final. Incluye revisión, corrección, edición y publicación web.
2. Flujo de redes sociales
   Planificación, creación, programación y análisis de contenidos para cada red social.
3. Flujo de diseño gráfico y multimedia
   Producción de imágenes, infografías, reels o videos según las necesidades del equipo editorial.
4. Flujo de corrección y estilo
   Revisión de ortografía, gramática, estructura, SEO y coherencia editorial.
5. Flujo de verificación de fuentes
   Proceso sistemático para confirmar datos, autorías y enlaces antes de publicar información.

¿Cómo establecer flujos de trabajo eficientes?

1. Define roles y responsabilidades
   • Asigna claramente quién hace qué en cada fase del proceso.
   • Evita solapamientos o zonas grises de responsabilidad.
2. Documenta cada paso
   • Describe el flujo en forma de esquema, checklist o diagrama.
   • Incluye tiempos estimados, responsables y herramientas usadas.
3. Establece normas y protocolos
   • Define criterios de calidad editorial, formatos de entrega, estilo visual y uso del lenguaje.
   • Usa una guía de estilo y un calendario editorial compartido.
4. Evalúa y mejora constantemente
   • Realiza reuniones periódicas para revisar qué está funcionando y qué se puede ajustar.
   • Recoge feedback del equipo.

¿Cómo crear una guía de trabajo?

Una guía de trabajo es un documento interno que resume cómo debe actuarse ante cada tipo de tarea o proyecto. Puede incluir:

• Objetivos del equipo.
• Protocolos de edición y publicación.
• Plantillas y formatos (para artículos, redes, reels, etc.).
• Enlaces a herramientas compartidas.
• Buenas prácticas de comunicación interna.

✅ Consejo: Usa herramientas como Google Docs o Notion para mantenerlas siempre actualizadas y accesibles.

Herramientas digitales para gestionar flujos de trabajo

Aquí algunas plataformas populares y efectivas:

Buenas prácticas para mantener un flujo de trabajo saludable

• Reúne al equipo al menos 1 vez por semana para revisar avances.
• Mantén la documentación ordenada y actualizada.
• Prioriza la claridad por encima de la cantidad de tareas.
• Delega según fortalezas individuales.
• Celebra pequeños logros para mantener la motivación.

Tener flujos de trabajo bien definidos no solo mejora la eficiencia del equipo, sino que potencia la calidad de los contenidos y el impacto del medio. En entornos exigentes como el del periodismo digital cubano, donde los recursos son limitados pero las exigencias de calidad y rigor son altas, organizarse mejor es una forma de resistir y avanzar.

En Árbol Invertido, trabajamos cada día por fortalecer nuestros procesos internos y compartir aprendizajes con otros medios y proyectos afines. Esta guía es una invitación a hacer lo mismo: ordenar, planificar y construir equipo desde la organización.

FLUJOS DE TRABAJO EN ÁRBOL INVERTIDO

Organizativos

Almacenamiento, Espacio de trabajo, Guías de trabajo, Plantillas:

• Navegador Chrome: Todo el equipo comparte el uso de un perfil o una sesión con cuenta de Google del equipo editorial: tenemos acceso común al mismo correo electrónico compartido, y a las mismas herramientas. 
  - Barra de Marcadores o carpetas de Favoritos (accesos directos): En carpeta "Equipo" están todos los accesos directos clave para el trabajo: Manual de periodismo, Herramientas, diseños, redes, etc.
• MANUAL DE PERIODISMO DIGITAL: Tenemos publicado online el Manual de Periodismo Digital con todas las guías prácticas para cada una de las áreas de trabajo.
  - Los accesos a todas las páginas o partes de este Manual, están organizadas en la carpeta de accesos directos "Manual de Periodismo" dentro de la carpeta "Equipo" en la Barra de Marcadores de Chrome.
  - En la página del Índice del "Manual de Periodismo" podemos buscar cualquier tema, por palabras, para acceder más rápido a las guías.
• Grupo de WhatsApp. Comunicación interna del equipo: Todos los integrantes del equipo somos miembros de un grupo de WhatsApp para uso exclusivo en la dinámica laboral. Aquí mantenemos siempre el feedback, compartimos ideas, consensuamos.
  - Siempre colocamos en este grupo los enlaces de las nuevas publicaciones que hacemos en la web y en las redes.
  - Aquí proponemos, tallereamos y aprobamos, las partes de cada nueva publicación, como: Título, sumario, frase clave, secciones elegidas y etiqueta titular.
• REPOSITORIO en WhatsApp: Todo el equipo pertenece al grupo de WhatsApp llamado "Repositorio". En este grupo, colocamos cápsulas de información útil que son necesarias rutinariamente, como: Normas de trabajo, enlaces o links, además de imágenes como plantillas de diseño, y archivos como formularios, guías o plantillas.
  - También en este grupo tenemos mensajes prestablecidos, para ahorrar tiempo en la comunicación.
• DRIVE. Nube compartida, almacenamiento: Todo el equipo tiene permiso de acceso concedido a diferentes carpetas creadas gracias a Google Workspace. 
  - Hay carpetas-madres que consisten en áreas de trabajo diferenciadas, cuyo nombre de carpeta empieza siempre con la palabra "Nube", por ejemplo: "NUBE - RECURSOS" (donde están los archivos o recursos digitales necesarios, como: instalaciones de programas, drivers, bases de datos como: imágenes, música libre de derechos, etc.
• REDACCIÓN EXPRES: Es un espacio más reducido donde desarrollamos el trabajo diario más continuo y emergente. Es una carpeta en el DRIVE: "NUBE - REDACCIÓN EXPRES" y es una carpeta de marcadores dentro de la carpeta "Equipo", colocada de primera en la lista de marcadores y llamada así: "0 - REDACCIÓN EXPRÉS).
• CORREOS PÚBLICOS: Cada medio digital, cuenta con un email público (visible en nuestra web): contacto@arbolinvertido.com / contacto@alastensas.com / contacto@edicionesdeslinde.com

Almacenamiento: "Editando" y "Publicados"

• EDITANDO: Dentro de la NUBE - REDACCIÓN EXPRÉS tenemos la carpeta "Árbol - EDITANDO TEXTOS" Y "Árbol - EDITANDO MULTIMEDIA". Cada vez que vamos a empezar a preparar una nueva publicación, el primer paso es crear una carpeta dentro de una de estas dos carpeta, titularla con un nombre aproximado del nuevo proyecto de contenido, y descargar dentro todos los materiales que vayamos escogiendo o usando: fotos, videos, textos, etc. 
  - Dentro, colocaremos las plantillas de Guion de video (si es para un video) o de "Plantilla de redacción" si es para un texto o artículo.
• PUBLICADOS: Tenemos por último igualmente la carpeta "Árbol - PUBLICADOS" donde dejamos por último una salva con todos los remanentes de cada publicación.
  - Cuando ya hicimos la publicación final en la web, cortaremos la carpeta de este contenido que estaba en EDITANDO y la pegaremos dentro de PUBLICADOS. Debemos mantener limpia la carpeta EDITANDO, con únicamente los trabajos en proceso.
• GUIONES DE VIDEO: Usamos un modelo de plantilla para guion de video. Para hacer un nuevo video, pegaremos en la nueva carpeta una copia de esta plantilla de guion y la renombramos. Y elaboramos aquí el guion: que será corregido o editado por otras personas antes de su aprobación.
  - En el guion escribimos exactamente el texto que aparecerá en pantalla, con todos los signos gráficos, y con las líneas partidas exactamente, igual que con cursivas, negritas, mayúsculas, etc.
• PLANTILLA DE "REDACCIÓN DE TEXTO": Tenemos una plantilla, un archivo Word, con todos los estilos personalizados, y con una tabla para anotar todas las partes de cada artículo: Título, Título SEO, frase clave, etc.
  - Usaremos esta plantilla cuando estemos preparando un texto que otro editor subirá a la web.

Cómo Editar y Publicar textos en la web

• Colchón editorial: Tenemos carpetas donde acumulamos archivos o textos con que contamos para posibles publicaciones.
• Listas de "ESTRATEGIAS": Son archivos o formularios PDF, donde tenemos listas de temas, contenidos o posibles publicaciones que queremos hacer en el futuro, según la línea editorial. Archivos o listas diferentes, según secciones, géneros o temas, por ejemplo: "Estrategia - Oficio escritor" (lista de artículos que queremos publicar con textos de aprendizaje del oficio de escribir, para publicarlos con la etiqueta titular "Oficio Escritor").
  - De esta lista de estrategias es de donde cada editor o redactor va tomando las ideas para los planes concretos de trabajo cada semana.
• USAR EL MANUAL DE PERIODISMO: Según cada género o formato, nos guiaremos por el capítulo del Manual que establece las normas.
  - Para saber cómo se hace cada parte de un artículo: Crear un artículo nuevo: todas las partes
  - Para escoger la etiqueta titular: Etiquetas Titulares: Índice de Etiquetas en "Árbol Invertido"
  - Para enriquecer el texto con recursos formales: Recursos para enriquecer el artículo
• APROBAR las partes clave de cada trabajo: Dejando guardado como Borrador el trabajo que está ya  listo para su publicación, cada editor-redactor consultará con el resto del equipo las partes claves de cada trabajo, para enmendar posibles errores, en espera de aprobación definitiva.
  - Estas partes son: El Título Interno, el Título SEO, la frase clave, la etiqueta titular, las secciones donde se publicará, el sumario o metadescripción, y el subtítulo.
• PROMOVER en redes sociales: Al final del proceso de publicación, y como culmen de este proceso, el mismo editor-redactor es el encargado de crear y publicar en las redes sociales el post que promoverá la publicación. 
  - POSTAL DE CANVA: El mismo editor-redactor del texto de la web, será el encargado de crear la postal para las redes, usando los diseños preestablecidos en Canva.
  - POST IMAGEN: Será preferiblemente un post de tipo Imagen, para redes sociales como: Facebook. Instagram y X. Se hará la publicación en redes usando Metricool.
  - ENLACE: Al final de cada copy, o en el primer comentario del post en las redes, se colocará siempre el enlace a la página web de la publicación.
  - ETIQUETAR PERSONAS: En cada post, se etiquetará a personas relacionadas, como el autor de la publicación, alguien mencionado, etc.
  - ENVIAR AL AUTOR: La publicación ya hecha, el que la ha promovido en redes también enviará este post al autor que firma la publicación, o al máximo implicado (el entrevistado en una entrevista, el autor del libro en una reseña, etc.), el enlace a la web y la postal hecha en Canva.

Cómo crear un video corto

• VIDEO CORTO, VERTICAL: Preferimos crear para las redes videos cortos, de aspecto vertical (aspecto 9.16), con una duración máxima aproximada de 3 minutos 8máximo para un short en YouTube).
• MÚSICA DE FONDO: Usaremos solamente los archivo de Audio que tenemos dentro de la carpeta RECURSOS, subcarpeta llamada "0 - AUDIOS PROBADOS EN REDES". Son audios que ya confirmamos que no se bloquean en las distintas redes.
• TEXTO EN PANTALLA: Brevedad, sin faltas de ortografía, coherencia de puntajes, interlineado, interletrado, colores, fondos.
• RESPETAR LOS 3 NIVELES DE TEXTO establecidos desde la plantilla de guion de video.
  - TITULAR (Jerarquizados): el mayor puntaje, casi siempre además con mayúsculas, sin punto final. Para encabezados dentro del video.
  - TEXTO BASE O NARRATIVO: Es el texto base del video, donde contamos o informamos. Se usan todos los signos, incluyendo el punto final siempre. 
  - PARATEXTOS: Son apuntes ancilares, llevan el menor puntaje. Guardan entre sí coherencia: por ejemplo, siempre letras en negro sobre un fondo blanco.
• CARPETAS DE CANVA: Creamos los videos cortos en Canva.
  - "HACER COPIA" de un video anterior y cambiarle el nombre: es el primer paso para crear un nuevo diseño de video.
  - Solamente hacer copia de un video que sepamos que está bien: líneas guías correctas, puntajes correctos, etc.
• PLANTILLA Y LÍNEAS GUÍAS: Tenemos para cada formato una plantilla con líneas guías, que delimitan el área donde se colocará el texto en pantalla. seremos estrictos: nunca el texto desbordará estas guías.
  - En el grupo de WhatsApp REPOSITORIO tenemos a manos siempre estas plantillas de videos con guías.
  - Guía en el Manual de Periodismo: Sobre los formatos de videos cortos.

Cómo publicar videos (YouTube y Web)

• SUBIR TODOS LOS VIDEOS A YOUTUBE: Nunca alojamos videos en nuestro servidor web. Los publicamos siempre en el canal de YouTube. Y luego los agregamos a nuestro sitio web usando el enlace. 
  - Para subir los videos a YouTube: Los videos de corta duración y de aspecto vertical, preferimos publicarlos en YouTube usando Metricool y como "Shorts". Videos largos y horizontales, preferimos subirlos desde el ordenador y directamente en el canal.
  - Editar los videos subidos con Metricool: Luego debemos editar la descripción del video para: elegir miniatura de portada, marcar que no hay contenido adulterado con IA, elegir la Lista apropiada para cada video, etc. Usaremos para esta edición la App de YouTube para teléfonos móviles.
• PUBLICAR VIDEOS EN LA WEB: Publicamos siempre en nuestra web los videos largos (programas fijos, documentales, etc.). pero, no agregamos todos los videos cortos de YouTube (shorts) a nuestra web. Solamente publicaremos en la web aquellos videos cortos aprobados por su calidad: por su nivel de elaboración y por la relevancia del tema o contenido.
  - Encargado de la publicación en la web: El mismo diseñador o realizador del video, o el mismo editor, que subió el video a YouTube, será el encargado también de realizar inmediatamente la publicación en la web.
• PARTES DEL ARTÍCULO: Las publicaciones de los videos de manera independiente en sección "Multimedia", cumplirán con todas las normas de calidad de cualquier otro artículo, en cuanto a todas las partes clave del contenido: Título, Título SEO, frase clave, etiqueta titular, sumario, subtítulo, etc. Es importante que el texto tenga su frase clave bien establecida.
• ETIQUETA TITULAR: En la sección "Multimedia", las etiquetas de Multimedia clasifican los formatos de videos, como: "Cápsulas" (para videos elaborados, que cuentan historias, no live ni directas).
• SECCIONES: Cada video que agregamos a nuestra web, se publicará primero de manera independiente en la sección "Multimedia". En esta publicación, se marcará siempre además obligatoriamente una de estas secciones: Cultura, Sociedad, Naturaleza.
  - Y además hay otras secciones opcionales, según cada contenido, por ejemplo, si fuese una entrevista, se marcará además en la sección "Entrevistas", etc.
• TEXTO O DESCRIPCIÓN: Texto que acompaña al video: El texto del "artículo", cuando publicamos el video de manera independiente en sección "Multimedia", es un texto complementario del video: debe ser breve, escueto, informativo. 
  - BREVEDAD: El texto en su totalidad nunca debe exceder los 3 párrafos. 
  - PRIMER PÁRRAFO:  Usaremos siempre la frase clave dentro del texto, al menos una vez en el primer párrafo. Aplicaremos a este 1er párrafo el estilo "Capitular".
  - CALIDAD: Este texto breve que acompaña al video, debe incluir enlaces entrantes y salientes, debe incluir las principales palabras clave asociadas al tema del video, y en especial la frase clave exacta escogida y presente en el título de la publicación.
  - TÍTULO: No queremos tener en nuestra web dos publicaciones con el mismo título, así que, si el video ha sido realizado a partir de un texto precedente en nuestra web, cuidaremos que esta publicación tenga un título completamente nuevo y diferente.

Planificar el estreno de un video en YouTube

• Subir el video desde el mismo canal. Agregar miniatura de portada (diseñada para cada video). Completar todos los datos de la Descripción. En vez de publicarlo, al final escogemos la opción de planificar un estreno para un día y una hora específica.
• Escoger día y hora del estreno. Dejaremos algunos días por medio, antes de la fecha del estreno, para dar tiempo a promover el estreno. Escogeremos la hora más apropiada para la audiencia. Hora Estándar: 8 pm, hora de Madrid (2 pm en Cuba).
• Se promueve estreno con varios días de antelación en redes. Con una postal en redes como Facebook, Instagram y X. / Con un Reel en todas las redes.
• Descripción del video en YouTube y redacción del Copy para las redes, adaptado a cada medio. Breve, informativo, con palabras clave.
  - No hablar en futuro: No escribir por ejemplo "te invitamos al próximo estreno", "Se estrenará". Referirse directamente al video, con el texto que acompañará por siempre al mismo video (evergreen). Postal [FAC., INST., X], Reel [TODAS LAS REDES].
  - Palabras clave: Nombres de personas, lugares, eventos, etc. Usar todos estos datos o palabras clave.
• FIJAR UN PRIMER COMENTARIO: Se fija un primer comentario en el estreno en YouTube, con enlace que lleva al post en las redes sociales.
• AGREGAR EL VIDEO A LA WEB y publicarlo en sección "Multimedia": Enseguida que hemos creado el estreno en YouTube: desde ese momento se agrega el video a la web y se publica en sección "Multimedia".
• REGIÓN "Video en vivo" en la portada: El video más reciente y novedoso, se colocará en región "Video en vivo" en la portada. / En el Manual: Colocar un video en región "Video en vivo" en la portada.