Cómo se hace | Ventajas del uso del correo electrónico en periodismo y marketing digital

El correo electrónico ofrece numerosas ventajas en el periodismo digital, tanto para la comunicación interna dentro de la redacción como para la interacción con fuentes, audiencias y otros medios. Aquí se presentan las principales ventajas y formas de sacarle mayor provecho:

Ventajas del correo Electrónico en periodismo digital

1. Comunicación Directa y Efectiva:
   • Interacción con Fuentes: Permite establecer una comunicación directa con fuentes y expertos, facilitando la obtención de información y declaraciones.
   • Colaboración con el Equipo: Facilita la coordinación entre periodistas, editores y otros miembros del equipo de redacción.
2. Organización y Documentación:
   • Registro de Comunicaciones: Ofrece un registro escrito de todas las comunicaciones, útil para referencia futura y verificación de hechos.
   • Gestión de Tareas: Permite asignar tareas y hacer seguimientos de manera organizada, manteniendo un historial de las interacciones y proyectos.
3. Distribución de Contenidos:
   • Boletines Informativos: Facilita la creación y distribución de boletines informativos a suscriptores y lectores interesados en recibir actualizaciones.
   • Comunicación de Noticias: Permite enviar notas de prensa y comunicados de manera efectiva a medios de comunicación y periodistas.
4. Accesibilidad y Flexibilidad:
   • Acceso Remoto: Permite a los periodistas acceder a sus correos desde cualquier lugar con conexión a Internet, facilitando el trabajo remoto y en el campo.
   • Adaptabilidad: Los correos electrónicos se pueden adaptar a diferentes necesidades, desde mensajes breves hasta documentos adjuntos extensos.
5. Facilita el Networking:
   • Establecimiento de Contactos: Ayuda a construir y mantener una red de contactos profesionales, incluyendo colegas de la industria, fuentes y expertos.
   • Invitación a Eventos: Permite invitar a contactos a eventos, ruedas de prensa y presentaciones.

Cómo aprovechar mejor el correo electrónico en periodismo digital

1. Segmentación de Audiencia:
   • Listas de Correo: Crea listas segmentadas de contactos para enviar contenido relevante a diferentes grupos (suscriptores, fuentes, medios, etc.).
   • Personalización: Personaliza los correos para que sean más relevantes y atractivos para cada segmento de audiencia.
2. Automatización y Herramientas de Email Marketing:
   • Automatización: Utiliza herramientas de automatización para enviar correos electrónicos en momentos óptimos y gestionar grandes volúmenes de correos.
   • Plantillas: Emplea plantillas de correo profesional para mantener la coherencia en la comunicación.
3. Optimización de Contenido:
   • Asuntos Atractivos: Redacta líneas de asunto llamativas para asegurar que los correos sean abiertos y leídos.
   • Contenido Claro y Conciso: Mantén los correos breves y al punto, destacando la información más relevante.
4. Integración con Otras Herramientas:
   • Sincronización: Sincroniza el correo electrónico con herramientas de gestión de proyectos y CRM para una coordinación más eficiente.
   • Análisis de Datos: Usa herramientas de análisis para rastrear tasas de apertura, clics y respuestas, ajustando la estrategia según los resultados.
5. Seguridad y Privacidad:
   • Protección de Datos: Asegúrate de cumplir con las normativas de protección de datos, como el GDPR, al manejar la información de los suscriptores y fuentes.
   • Verificación de Identidad: Verifica la identidad de las fuentes y contactos para evitar fraudes y asegurar la autenticidad de la información.
6. Gestión de Respuestas y Feedback:
   • Respuesta Oportuna: Responde a los correos electrónicos de manera oportuna para mantener una buena relación con las fuentes y contactos.
   • Solicitar Feedback: Usa el correo para solicitar feedback sobre el contenido publicado y mejorar la calidad del periodismo.
7. Seguir Tendencias y Actualizaciones:
   • Suscripciones a Newsletters: Suscríbete a boletines de otras organizaciones para estar al tanto de tendencias y mejores prácticas en el periodismo digital.

Al aprovechar al máximo las capacidades del correo electrónico, los periodistas pueden mejorar la eficiencia en la gestión de tareas, fortalecer sus relaciones profesionales y optimizar la distribución de contenido en el entorno digital.

¿Cómo usar los formularios para obtener emails?

Los formularios online son una fuente ideal de correos electrónicos. Cada persona que responde un formulario (de suscripción a un boletín, de encuesta, etc.), deja un email propio.

En el Panel de Control de Árbol Invertido, tenemos automatizada la visualización de los datos con los emails apuntados por los clientes o usuarios en cada formulario respondido. 
RUTA: Panel de Control > Formularios > Y hacemos clic en el formulario específico > Seleccionamos todas las filas con los Nombres y email > Y esas filas copiadas, son las que por último pegaremos dentro de la Hoja de Cálculo Contacto-TODOS.

Cómo gestionar la lista de emails en una hoja de cálculo

¿Qué son las hojas de cálculo?

Google Sheets (o Hojas de Cálculo de Google) es una aplicación de hojas de cálculo en línea proporcionada por Google. Se incluye en el paquete de herramientas de productividad conocido como Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite), que también incluye Google Docs, Google Slides y otros servicios. Permite crear hojas de cálculo para organizar datos, realizar cálculos y generar gráficos. Es similar a Microsoft Excel, pero basado en la web.

• EXCEL: Un archivo guardado en el Drive, en la Nube, por eso se puede abrir con el programa Excel. Al estar basado en la web, los archivos se almacenan en Google Drive, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• IMPORTAR Y EXPORTAR: Es compatible con archivos en formato Excel (.xlsx) y puede importar y exportar archivos en varios formatos, incluyendo .csv y .tsv.
• uso ideal: Para organizar y gestionar grandes volúmenes de datos, como listas de contactos, inventarios, o bases de datos.

¿Cómo usamos la hoja de Cálculo? Crear lista de emails

En otro capítulo de nuestro Manual de periodismo digital, ya explicamos cómo usamos una hoja de cálculo para mantener una lista actualizada de emails de nuestros contactos.

Ver: Cómo usamos nuestras Hojas de Cálculo

Ver: Reglas y formato condicional en una hoja de cálculo

Ver: Cómo escribir en las columnas de la hoja de cálculo

¿Cómo agregar una lista de nuevos emails a nuestra hoja de cálculo?

Muy fácil. Descargamos toda la lista de direcciones en un formato Excel. Copiamos dos columnas completas del Excel, donde en la primera columna tenemos los nombres de las personas, y en la segunda están las direcciones de correo, y con esos datos copiados o agregados a nuestro Portapapeles, abrimos en el Drive nuestra hoja de cálculo Contactos-TODOS, seleccionamos las filas vacías de las dos columnas contiguas (nombre y email) y le damos "Pegar" (Control+V).

Cómo enviar un boletín electrónico por email

Ver: Enviar el Boletín usando hoja de cálculo

Reglas para envío de un Boletín usando Hoja de cálculo

• En cada Hoja de cálculo, puede haber un máximo de 1300 correos o destinatarios (Gmail impide enviar más 1400 email automatizados de esta manera, el mismo día.
• Cada vez que enviemos un boletín a una Hoja de cálculo completa, antes de hacer un nuevo envío otro día tenemos que limpiar, dejar vacía la columna Email sent. De lo contrario, si no la limpiamos, cuando intentemos hacer un nuevo envío, nos dará error.
• Pegaremos siempre todas las direcciones en una única hoja de Cálculo, con vista a reconocer si hay direcciones repetidas. Esta hoja donde tendremos juntas siempre TODAS las direcciones, es un archivo llamado Contacto-TODOS.
• Evitar las direcciones de correo repetidas (envíos dobles). La hoja de cálculo está programada para, si hay dos direcciones repetidas en la columna Email, entonces esas filas adopten un color rojo: es un aviso muy llamativo, y nos permite detectar la repetición, y optar por borrar una de las filas con el problema y dejar una sola.
• Debemos marcar para qué boletín es la suscripción. Luego filtrar la hoja según esa columna, y copiar solamente esos correos marcados para ese boletín. Y por último pegar todo copiado en la hoja de Cálculo que tenemos aparte para el envío automatizado de ese boletín (que podría tener un máximo de 1300 emails).

Uso de Gmail: Correos y Contactos

Exportar Excel como extensión CVS

• Crearemos dos columnas: En la primera, pondremos los nombres de las personas, y en la 2da columna sus emails. 
• Pondremos encabezados "Nombre" y "Correo" a ambas columnas: en la primera fila de la 1ra columna escribiremos "Nombre" y en la primera fila de la 2da columna escribiremos "Correo". OJO: solamente escribiremos estos encabezados, pero no aplicaremos el Filtro a ninguna de estas dos columnas.
• Guardaremos por último este archivo, tocando "Guardar como". Y escogeremos el tipo de archivo, para guardarlo como: CVS UTF( (delimitado por comas)

Importar el CVS desde Google

• Ir a Google Contactos de nuestra cuenta de correo Gmail.
• Tocar Importar > Escoger en tipo de importación "Escoger archivo CVS".
• Seleccionar el archivo CVS que habíamos guardado con la lista de nuevos emails.
• Podemos elegir una de las etiquetas que tenemos creadas, o crear una completamente nueva, para etiquetar o marcar todas las nuevas direcciones. Esto es recomendable, para controlar las segmentaciones de los correos. Podemos crear, por ejemplo, la etiqueta "Clientes de Editorial".
• Aceptar. Y aparecen automáticamente estos contactos en nuestra lista de contactos.

¿Cómo enviar un correo múltiple a una lista o etiqueta de contactos?

• Tocamos "Redactar" y creamos nuestro nuevo correo normalmente.
• A la derecha de la línea "Para", tocamos activar la opción "Combinación de correo". Con esta opción activada, significa que nuestro correo se podrá enviar a un listado amplio de destinatarios, y ya podremos a continuación beneficiarnos con algunas opciones diferenciadas: usar etiquetas merge, enviar cada archivo por separado (no se enviará con copias, sino que se enviará por separado un email para cada persona de nuestra lista).
• En la línea "Para" escribiremos el nombre de la lista o etiqueta de Contactos que hemos creado previamente, por ejemplo: "Clientes de Editorial", y la seleccionamos. Se añaden en "Para" automáticamente todos los correos que están marcados con esa etiqueta.
• Vemos ahora que los botones y contornos de nuestro email han cambiado a color morado: es una señal de que nuestro email ahora es combinado o múltiple.
• Podemos crear ahora etiquetas Merge. Es una forma de personalizar nuestro envío de correos. Esto significa que: si en el inicio de nuestro correo escribimos el signo de arroba (@), podremos escoger entre varias etiquetas Merge como "Nombre completo". Escogeremos la etiqueta @Nombre completo. Esto significa que, en cada correo enviado a cada persona o destinatario de nuestra lista, esa etiqueta se sustituirá por su nombre completo. Así que, si al inicio del correo escribimos "Hola,@Nombre Completo", nuestro destinatario recibirá el correo con un encabezado que diga, por ejemplo: "Hola, Roberto Pérez".
• Es 1400 el límite máximo de direcciones a que se pueden enviar en un mismo día. Por ese, preferimos que en cada lista o etiqueta de nuestros Contactos, nunca haya más de 1300 contactos agregados.