Manual Editorial | ¿Cómo mandar a imprimir el libro? La orden para la imprenta

En este capítulo de nuestro Manual editorial para hacer libros, nos ocupamos del momento de mandar a imprimir el libro a la industria, a la imprenta que llamamos "local" porque depende de nuestra ubicación física, pues sería la imprenta que nos diera una mejor oferta para producir el libro impreso y colocarlo en nuestras manos o en la red de librerías y distribuidoras con que trabajamos. 

Primero, en el proceso de exportar los archivos terminados y listos para imprimir, nos aseguraremos de mantener en orden nuestros archivos terminados. Preferimos crear una carpeta bien diferenciada (la llamamos: LISTO, por ejemplo), es una subcarpeta dentro de la carpeta madre  donde desarrollamos todo el proceso editorial de cada libro, y colocaremos en esta subcarpeta LISTO siempre la versión última o más actualizada de cada archivo exportado y listo para imprimir (sustituyendo el viejo siempre por el nuevo o más actualizado), cada vez que corrijamos una errata o hagamos cualquier pequeño cambio a cada documento, lo volveremos a exportar y colocar aquí.

A los archivos que guardamos y que están listos para llevar a la imprenta, les ponemos nombres que avisen sobre su contenido: Nombre del autor + Título del libro + Género + Tipo de contenidos (cubierta, interior, marcapáginas, orden de imprimir, etc.).

Ejemplos de nombres de archivos, listos para la imprenta:

• Ileana y Francis - Sagradas compañías (ensayo) - CUBIERTA
• Ileana y Francis - Sagradas compañías (ensayo) - INTERIOR
• Ileana y Francis - Sagradas compañías (ensayo) - MARCAPÁGINAS
• Ileana y Francis - Sagradas compañías (ensayo) - ORDEN DE IMPRIMIR

1- ¿Cómo pedir un Presupuesto a la imprenta?

Para pedirle un presupuesto a la imprenta, no hace falta tener ni entregar los archivos terminados del interior y la cubierta. 

Podemos solicitar un Presupuesto a la imprenta, nada más aportando la información, los datos o detalles precisos sobre la impresión que queremos. Una solicitud que incluya tales datos, desde Ediciones Deslinde, preferimos hacerla usando nuestro propio formulario de Solicitud.

Este modelo propio de formulario de Solicitud (un archivo PDF), que usamos para solicitar primeramente un Presupuesto, será el mismo que usaremos luego para la Orden de imprimir, ya con los datos definitivos para que se ejecute la impresión del libro.

La diferencia más importante, entre una SOLICITUD DE PRESUPUESTO (que primero pedimos sin compromiso) y por último la SOLICITUD DE IMPRIMIR (en que nos comprometemos con nuestro pedido), radica en el encabezado de nuestro formulario: al principio, donde dice "Solicitud a imprenta", solamente debemos cambiar Presupuesto por Imprimir. 

►Encuentra aquí nuestro modelo de Solicitud a imprenta.

2- ¿Qué archivos del libro debemos entregar a la imprenta?

Exportaremos, desde cualquier programa de maquetación y diseño (InDesign, Corel Draw...), siempre en formato PDF. Y a la imprenta siempre entregaremos todos nuestros archivos en formato PDF.

Cuando ya hayamos decidido aprobar un presupuesto de la imprenta y mandar a imprimir, entregaremos a la imprenta una serie de archivos PDF:

1. Pliego de la cubierta del libro: En una sola imagen con solapas, cubierta, lomo y contracubierta. Con área de sangrado de 3,2mm, y con las Marcas de corte visibles.

2. La "tripa" o el interior del libro: Libro exportado en modo de páginas (hojas simples: no hojas dobles o pliegos). Sin Marcas de corte. 

3. El marcapáginas: También con sangrado de 3,2 mm y con Marcas de corte visibles.

4. La orden de imprimir: Formulario de la propia editorial, rellenado con todos los datos de la solicitud que hacemos a la imprenta, donde no dejamos nada a la casualidad.

3- ¿Cómo es preferible enviar los archivos a la imprenta?

Colocaremos todos nuestros archivos en una carpeta de la Nube, en el Google Drive, con permisos de acceso libre para cualquier persona que obtenga el link. Esta opción es preferible tratándose de archivos que generalmente son muy pesados y tienen dificultad para pasar como adjuntos por correo electrónico.

Copiaremos el link de la carpeta que tenemos en la Nube, y se lo enviaremos al Comercial o al representante de la Imprenta, en un correo electrónico. Aunque se lo enviemos por WhatsApp, no dejaremos de enviárselo también por email.

En el Asunto del mensaje, y en el cuerpo del mensaje, adelantaremos ya alguna información de la más importante sobre nuestra solicitud, comentando cómo es de urgente, cuántos ejemplares queremos y para qué día los necesitamos, y cuáles son los diferentes archivos que les estamos dando para descargar.

¿Qué información debemos incluir en la Orden de imprimir el libro?

4- Formulario con la Orden de imprimir:

Solicitud a Imprenta: En este primer campo del formulario de Ediciones Deslinde, podemos elegir entre Presupuesto o Imprimir. La opción de Presupuesto, es para usar el formulario de solicitud para pedirle un presupuesto a la imprenta tanteando los precios o costos. La otra opción de Imprimir, es para usar el formulario con los datos definitivos de la impresión que queremos, y mandándolo a la imprenta junto con los archivos del libro terminados (cubierta, interior, etc.), listos para imprimir. Así que este mismo formulario lo usamos en ambos momentos, al solicitar Presupuesto y al solicitar Imprimir. Después que ya hayamos decidido aceptar el presupuesto de la imprenta, volveremos a rellenar este formulario con los datos definitivos y marcaremos aquí Imprimir: en esto consiste nuestra nueva Orden de imprimir.

4.1- SOLICITUD A IMPRENTA: IMPRIMIR

4.1.1- Primer bloque | Remitente

Nombre de la imprenta (A), ciudad (En), fecha de la orden (Día, mes y año), quién hace la solicitud en concreto (Por).

Acerca de un presupuesto previo: Si ya antes habíamos recibido un presupuesto de la misma imprenta que aprobamos, para este mismo libro, entonces anotaremos aquí el número o código de ese presupuesto.

4.1.2- Segundo bloque | Resumen del pedido

Título del libro, nombre del autor, género del libro, número de ISBN (si ya lo tenemos). 

Páginas: El número de páginas del libro, la suma automática de todas las páginas a color y todas las páginas en blanco y negro.

Ejemplares: la cantidad de libros que queremos imprimir.

4.1.3- Tercer bloque | Interior del libro

Obra: Elegimos o marcamos, si el libro es con texto nada más, o si tiene imágenes,

Impresión: Esta información es relativa al tipo de tinta (color o negro) y a la calidad de la impresión en los libros a color. / Bicolor: cuando hay unas páginas que son en negro, y solamente hay otras páginas específicas a color. / Calidad fotográfica: cuando por las imágenes usadas se necesita una impresión de alta calidad, con papel para fotos, como suele pasar con los catálogos y los libros de arte. 

Encuadernación: preferimos por lo general elegir "Rustica fresada", y dependiendo de si tenemos solapas o no, elegiremos Rústica fresada con solapas o elegiremos Rústica fresada sin solapas.

Tipo de tapa: Elegimos entre Tapa blanda (es el tipo de tapa "normal" para el común de los libros) o Tapa dura.

Tipo de papel en blanco y negro: Elegiremos o marcaremos el tipo de papel que queremos usar para las páginas que se imprimirán con tinta negra. Estándar de Deslinde: Por lo general usamos Ahuesado offset para el común de los libros, y solamente elegiremos Blanco offset para los libros que tengan ilustraciones (en blanco o a color).

Gramaje B y N: Elegiremos o marcaremos aquí el gramaje del papel que usaremos para las páginas impresas con tinta negra. Estándar de Deslinde: preferimos elegir 90 de gramaje para libros con menos de 400 páginas, y 80 de gramaje para libros con más de 400 páginas.

No. páginas en blanco y negro: Anotamos aquí el número total de páginas del libro que deben imprimirse solamente con tinta negra.

Tipo de papel en color: Elegiremos o marcaremos aquí el tipo de papel que queremos usar para las páginas con tinta de color. Estándar de Deslinde: preferimos usar el tipo de papel Estucado o Satinado por ambas caras, con 100 gramaje.

Gramaje color: Preferimos usar 100 de gramaje para el tipo de papel Estucado o Satinado por ambas caras.

No. páginas en color: Anotamos aquí el número total de páginas del libro que deben imprimirse solamente con tinta de color. OJO: siempre se cuentas las dos caras o dos páginas de cada hoja, sin importar si en el libro hemos dejado en blanco una de esas caras de una hoja o no hemos colocados imágenes a color sino en negro.

Total de páginas: Es la suma automáticas (no hay que escribir) de las páginas en negro y de las páginas en color.

4.1.4- Cuarto bloque | Cubierta del libro

Tapa blanda o dura: es un campo que se actualiza siempre automáticamente con el tipo de tapa (si la cubierta es de Tapa blanda o Tapa dura) que hayamos elegido anteriormente.

Tamaño: Es la descripción completa de la medida del libro (ancho por alto), incluyendo además a modo de recordatorio cuáles son las colecciones de la editorial que tenemos vinculadas con cada tamaño, como medida favorita de la colección. Usamos los mismos tamaños de Amazon.

Caras: Elegiremos o marcaremos 2/ Cara en el caso que queramos que la cubierta se imprima por ambas caras (tiro y retiro: exterior e interior), pero esto es inusual. Normalmente siempre imprimimos la cubierta solamente por 1/Cara, que es la cara exterior.

Color: Siempre para imprimir debe ser color CMYK.

Ancho de 1 cara (mm): El ancho en milímetros del libro, según la medida o el tamaño escogido. Hay que escogerlo o marcarlos en una lista desplegable. 

Ancho de solapas (mm): Solamente en caso de que el libro tenga solapas, aquí anotaremos el ancho de cada solapa en milímetros. hay una lista desplegable con medidas de solapa preestablecidas, entre las que podemos elegir, pero también podemos escribir o sobrescribir otra medida.

Agregados (mm) en cada cara, para doblar solapas: Esta medida, son los milímetros que la editorial nos pide que agreguemos a cada cara de la cubierta (sin afectar a las solapas) para usarlos para el doblez de las solapas. La imprenta suele pedirnos aquí agregar unos 3 mm por cada cara. OJO: Pero, de acuerdo con la experiencia de malos resultados, preferimos dejar esta casilla vacía o con valor de cero, no agregar nada aquí.

Lomo: El ancho del lomo del libro, calculado al multiplicar el número de páginas del libro por el gramaje del papel usado en su interior.

Ancho total (mm): Aquí se suman automáticamente los anteriores 4 campos, y este resultado que aparece aquí es el ancho total del pliego del diseño de cubierta (sin contar el sangrado de 3,2 mm que se cortará por las Marcas de corte).

Tipo de papel de cubierta: Preferimos por lo general usar Cartulina estucada 1/cara. 

Gramaje: Cuando usamos en la cubierta el papel Cartulina estucada 1/cara, preferimos entonces escoger 300 de gramaje.

Solapas: Responderemos SÍ, si nuestro diseño incluye solapas, y NO si no incluye solapas.

Ancho de las solapas: Solamente en caso de que el libro tenga solapas, aquí anotaremos el ancho de cada solapa en milímetros. hay una lista desplegable con medidas de solapa preestablecidas, entre las que podemos elegir, pero también podemos escribir o sobrescribir otra medida.

Acabado: Elegiremos aquí el acabado de la cubierta, entre Plastificado mate o Plastificado brillo. El plastificado es un recubrimiento que siempre elegimos porque protege al libro (evita por ejemplo que la cartulina se parta por la dobles). / Y el acabado, si debe ser Mate o Brillo, es bueno que lo pueda decidir el autor del libro según su gusto personal. / Si tuviéramos que elegir sin contar con el autor, preferimos el acabado Mate.

4.1.5- Quinto bloque | Extras (solo los marcados)

Marcapáginas: Marcaremos esta casilla si hemos diseñado un marcapáginas y entregamos el archivo PDF a la imprenta. Por lo general el marcapáginas no afecta el precio de la impresión, pues se considera una cortesía de la imprenta. Preferimos siempre activar esta casilla, y diseñar e imprimir siempre un marcapáginas.

Ferro impreso: Es la impresión de una prueba de plana de todo el libro, pero sin encuadernar: las hojas cortadas y sueltas. Nos garantiza que podamos hacer una revisión minuciosa, comprobando todo. Pero, conlleva que pasemos por un compás de espera mayor: la imprenta lo imprimirá y cortará y nos lo enviará, y luego de revisado y marcado, debemos o devolverlo a la imprenta con las marcas, o informar directamente a la imprenta si lo aprobamos todo, cuáles son los problemas o cuáles las correcciones que necesitamos practicar al libro.

Ferro digital: Es el equivalente al Ferro impreso, pero en este caso consiste en el archivo PDF preparado por la Imprenta para mandar a imprimir directamente, con el registro de colores, con las Marcas de corte, etc. Se puede recibir, revisar y aprobar más rápido. Generalmente resulta suficiente con solicitar este Ferro digital, si ya conocemos de antemano las calidades de la imprenta y los resultados que se obtienen para nuestros diseños y los materiales escogidos, según el tipo de papel o el gramaje.

Guardas: Pediríamos guardas, hipotéticamente, solamente para un libro de tapa dura. 

• Las guardas de un libro, son hojas hechas de papel que unen el libro con la tapa dura, van pegadas al libro (a la primera y última hoja del interior) y a la cara interna de la tapa del libro. Se colocan dobladas para unir el libro y la tapa. Se suele utilizar un papel distinto al de la tapa y al del cuerpo del libro, además de emplear un color y un gramaje diferentes.

Prototipo: Es una prueba de impresión completa. Activando esta casilla, le estamos pidiendo a la imprenta, y nos entregarán: un ejemplar del libro con el acabado final: impreso, guillotinado, encuadernado y con el plastificado que hayamos elegido. Como si lo acabáramos de adquirir en una librería. OJO: Si pedimos Ferro digital, pues no pediremos Prototipo.

Faja: Podemos pedir a la imprenta que nos haga una faja, en ese caso debemos entregar el diseño en un archivo PDF. Lo haremos nada más con ediciones muy significativas, colocando en la faja algún dato o una opinión que llame la atención de los lectores..

• La faja de un libro es una banda o tira de papel impreso, por lo general en un color muy llamativo, que envuelve el libros, se dobla y sus puntas terminan entre la tapa del libro y la primera hoja del interior. Su tamaño suele ser por debajo de un tercio de la altura del libro, para que no pase desapercibida, pero que tampoco sea exagerada ni tape el diseño de la cubierta. La función de la faja es llamar la atención por encima de otros libros en una mesa de una librería.

Sobrecubierta: También llamada camisa. Se utiliza sobre todo, como es lógico, en los libros de tapa dura. Es un forro o papel que envuelve todo el libro, se añade a la parte exterior. Nunca pedimos Sobrecubierta para los libros de tapa blanda.

Retractilado: El retractilado es una protección muy importante para el libro, consiste en envolver todos los libros en lotes (de cuatro en cuatro, por ejemplo), o cada uno por separado, con un plástico transparente de polipropileno y que queden así protegidos del exterior. Preferimos pedir Retractilado para libros gruesos que vamos a enviar en grandes cantidades por correo postal. La misma imprenta nos brinda este servicio.

• Ventajas del retractilado: Protección completa del libro. Impide que le entre polvo o humedad al libro. Especialmente útil para libros que pueden estar almacenados mucho tiempo, o que deban atravesar por una transportación o un envío postal en que puedan sufrir daños. Impide que personas ajenas manipulen el libro. 

Cantidad de retractilado: Anotaremos aquí, del total de ejemplares que mandamos a imprimir, solamente el número de ejemplares específicos para los que pedimos servicio de Retractilado.

Cabezada: La cabezada es un detalle decorativo que solamente se pediría, hipotéticamente, para un libro de tapa dura. 

• Es una tira de tela que imita a un antiguo cordel, y va insertada entre el lomo y la gasa. La función es meramente decorativa, aunque sirve para ocultar el canto interior.

Otro: Escribiremos aquí cualquier otro detalle, elemento o servicio que queramos pedir a la imprenta. Solemos dejar este campo vacío.

4.1.6- Sexto bloque | Datos para la factura

Nombre, DNI y Dirección personal: los datos que debe colocar la imprenta al hacernos la factura.

Escribiremos aquí los datos sobre la cantidad de ejemplares que deben enviarse a la dirección de la editorial, y los datos de contacto de la misma editorial, como la dirección donde esperamos recibir esa cantidad de ejemplares. Es información para la empresa de distribución o para el repartidor.

Aparte de los libros que debemos recibir en la editorial, si también quisiéramos que la imprenta envíe directamente una cantidad de ejemplares al autor del libro, o a otra persona, entonces anotaremos en esta parte todos esos datos: la cantidad de ejemplares, y los datos del destinatario. La imprenta cuenta con el servicio de una empresa distribuidora de paquetería que se encarga, y nos cobrarán en un desglose pero dentro de una misma factura (aparte del costo de impresión) por este servicio de envío o transportación.